„Uprzejmie proszę o przesłanie propozycji oferty organizacji imprezy firmowej dla pracowników (nazwa) dla około 40 osób, która miała by się odbyć w dniu (data) około godziny 16.30. Bardzo proszę o szybką odpowiedź”

Z góry dziękuję,

Pozdrawiam!”


Witamy wszystkich,

Dziś opowiemy Państwu jak warto napisać do nas pytanie, by dostać precyzyjną odpowiedź, spełniającą Państwa oczekiwania. Na wstępie pozwoliliśmy sobie skopiować mail, jaki otrzymaliśmy dwa miesiące temu, a co z niego wynika? (nic:)?) Jak mając takie informacje odpowiedzieć? Naszym zdaniem by być fair wobec piszącego zwyczajnie się nie da. Dlaczego? Otóż nie wiemy czy impreza ma być plenerową czy też outdoor, nie znamy założeń budżetowych (o czym w następnym artykule), nie wiemy do której ma trwać impreza czy też jaki typ atrakcji preferuje Klient. Możemy przecież zaprosić do drogiego hotelu gości, a dla nich gwiazdę, która uświetni całość swoim występem, ale możemy też rozstawić ławostoły, przygotować grill i równie ciekawie:), acz inaczej spędzić czas na łonie natury.

Zatem co nam jest potrzebne by uniknąć nieporozumień i by komunikacja już na tym wstępnym etapie przebiegała sprawnie? Potrzeby jest dobrze napisany brief, a w nim następujące informacje:

1. Termin:

2. Ilość uczestników:

3. Podział % płci (ca):

4. Przedział wiekowy (ca):

Jeśli nasz team przygotowuje dla Państwa również hotel (HORECA):

5. Lokalizacja:

6. Typ obiektu:

7. Ilość pokoi jednoosobowych:

8. Sala konferencyjna tak/nie:

9. Godziny przyjazdu/wyjazdu:

10. Rodzaj kolacji i obiadu:

Część dotycząca atrakcji:

11. Cel imprezy:

12. Uczestnicy są: (pracownikami, klientami, partnerami biznesowymi, rodzinami)

Dzień:

13. Impreza outdoor/indoor:

14. Czas dedykowany na atrakcje:

15. Typ atrakcji: (dynamicznie, spokojnie, rywalizacja, inne, np. zwiedzanie)

Wieczór:

16. Uroczysta gala;

17. Zwykła uroczysta kolacja;

18. Kolacja biesiadna (grill);

19. Występ artystyczny;

20. Scena tak/nie:

21. Tylko DJ;

22. Wieczór tematyczny…

I tak można by jeszcze pisać i pisać, choć pominęliśmy jedną ważną kwestię. Jednak powyższe informacje wystarczą by móc dla Państwa napisać wstępny projekt eventu/ofertę, który spełni Państwa oczekiwania i odpowie na wiele pytań.

A co z budżetem na projektowane wydarzenie? Czy nam o nim powiedzieć? A może lepiej nam o nim nie mówić? O tym właśnie opowiemy następnym razem.

Z pozdrowieniami,

Team Em Event.